Acta de Entrega/Recepción de Inmueble
Lo que Debe Saber para Generarla
22 julio, 2021 por
Edición Infotools

Acta de entrega/recepción de Inmueble: lo que debe saber para generarla

Los negocios inmobiliarios exigen cuidados, organización y mucha responsabilidad. Por lo tanto es fundamental dedicar tiempo para realizar los trámites y documentos de forma segura; por ejemplo, el acta de entrega/recepción de un inmueble.

Así, podemos garantizar que cada paso del proceso de compra/venta será exitoso; lo mejor es hacer la gestión con calma, además, verificar que todo esté redactado y describa adecuadamente los elementos y accesorios del inmueble.

Esta es la mejor forma de quedar satisfecho cuando entregues las llaves y evitar que se presenten sorpresas o inconvenientes con los clientes. En este post explicaremos los aspectos más resaltantes de este importante documento.

¿Qué es un acta de entrega/recepción de inmueble?

El acta de entrega/recepción de un inmueble es un documento fundamental para dejar constancia de la cesión física del inmueble. En él se describe con claridad el estado y las condiciones en que se está entregando el bien.

El objetivo de este documento es dar conformidad de las condiciones en las cuales se está recibiendo una vivienda o inmueble en cumplimiento al contrato de compraventa celebrado. Además, se puede dejar constancia en caso de encontrar alguna irregularidad o inconformidad.

En ese caso, se dejan especificadas las soluciones que se le darán a las irregularidades o inconformidades; así como el plazo en el cual serán subsanados. Para ser más específicos, se detallan aspectos como:

  • Acabados en paredes, pisos y techos.

  • Mobiliario en buen estado.  

  • Funcionamiento de puertas y ventanas.

  • Instalaciones eléctricas, de agua y de gas.

Finalmente, en caso de arrendamiento, sirve para contrastar el estado inicial del inmueble al ser entregado al inquilino. Igualmente, su condición final al momento de la devolución.

Es común que en la entrega de nuevas unidades se haga entrega también de las pólizas del vendedor contra daños estructurales y de humedad. Así como de funcionamiento y operación de mobiliario.

 

El acta de entrega/recepción de un inmueble debe ser firmada entre el comprador y la constructora o el arrendatario y la inmobiliaria. Específicamente para dejar constancia del acto de entrega del bien y sus condiciones. 


Importancia de generar un acta de entrega/recepción

El acta de entrega/recepción de un inmueble es una constancia que no puede faltar cuando se hace entrega de una propiedad; bien sea como anexo a un contrato de arrendamiento o uno de compra-venta.

Se trata de un escrito que deja constancia y evidencia de la entrega de un inmueble y cada uno de los elementos que lo integran. Así como el estado en el que se encuentran, el tipo y la calidad de cada uno de ellos.

Cuando esta acta se diligencia correctamente ambas partes dejan constancia de estar satisfechos o no, con la entrega-recepción de la propiedad.

En algunos casos los inmuebles se entregan amueblados. En este caso, el acta de entrega/recepción de un inmueble incluye el inventario de los muebles, elementos decorativos y electrodomésticos; también, su estado de entrega.

Acta de entrega-recepción importancia de generarla

Foto de Gerd Altmann en Pixabay. Licencia CCO.


¿Cómo generar un acta de entrega/recepción de inmueble?

En internet es posible encontrar una extensa cantidad de formatos administrativos de todo tipo. Para quienes prefieren hacerlos personalizados, pueden crear los suyos en programas de office como Excel o Word.

En todo caso, el acta de entrega/recepción de un inmueble diligencia un encabezado con los datos de las partes. Adicionalmente, se le anexa un formato de inventario de cada una de las áreas o zonas del inmueble y sus elementos.

De ser necesario, se describen en el acta los detalles que se consideren importantes por ambas partes; por ejemplo, un espejo nuevo en el baño principal. Los elementos más importantes a registrar en el documento son los siguientes:

  • Dirección del inmueble. La nomenclatura debe ser clara y estar completa.

  • Datos del arrendador. Nombre completo, dirección y teléfono.

  • Datos del arrendatario. Nombre completo, teléfono y segunda dirección.

  • Fecha de entrega del inmueble.

  • Estado de los servicios.

  • Entrega de últimos recibos de servicios.

  • Inventario de elementos del inmueble. Detallado por cada habitación o área.

Por ejemplo, en México el acta en algunos casos es redactada por un notario. Este documento incluye los detalles financieros y las condiciones de entrega del inmueble. Adicionalmente, todos los relacionados con la diligencia y una declaración juramentada.

Finalmente, cada una de las partes conserva una copia firmada y sellada del acta de entrega. 

 

Antes de firmar el acta de entrega hay que verificar que los materiales, la distribución y el metraje corresponden a lo ofrecido en el contrato de arrendamiento o en el de compra-venta. 


Principales errores o inconvenientes

Es ideal que toda acta de entrega/recepción de un inmueble quede registrada y organizada apropiadamente. Así como los inventarios y cambios realizados en el espacio que quedan anexos al acta, todo en un mismo lugar.

Sin embargo, la realidad puede ser otra. Por tratarse de documentos físicos impresos en papel es posible que los anexos no se archiven en el mismo lugar. Por ejemplo, en muchas ocasiones se extravían:

  • Las evidencias fotográficas.

  • Los documentos que certifican las modificaciones realizadas al inmueble.

En consecuencia, se generan desacuerdos entre el arrendador y el inquilino o entre el comprador y el vendedor. Por lo tanto, bien sea en el proceso de devolución del inmueble o ante una queja, se pueden generar pérdidas económicas significativas.

Otro ejemplo son los problemas que se generan a las inmobiliarias cuando realizan reparaciones urgentes sin dejar registro de cómo se hizo. Tampoco dejan un anexo fotográfico organizado en el acta.

Este tipo de situaciones generan muchos inconvenientes al momento de comparar el estado inicial del inmueble y el estado de entrega. La mejor opción para minimizar los riesgos e inconvenientes es apoyarse en un software especializado.

En este sentido, Infotools es una solución efectiva para digitalizar las actas, el proceso de registro de los inmuebles, así como cualquier reporte posterior de atención de garantías relacionada a la entrega/recepción de inmuebles.

Se trata de una herramienta que facilita enormemente organizar la información y agilizar el proceso digital de entrega de los inmuebles.

Adicionalmente, con todos los elementos relevantes organizados en un solo lugar.

 

Las actas de entrega/recepción de un inmueble digitalizadas permiten al inquilino, la inmobiliaria o el propietario revisar online, mediante la aplicación móvil o el sitio web, todo el inventario inicial y las novedades que haya tenido el inmueble. 



 Imagen de Infotools.


Conclusión

La finalidad del acta de entrega/recepción de un inmueble es dejar constancia física o digital de la cesión de un inmueble. Además, tiene la función de dar conformidad de las condiciones en que se recibe.

En caso de presentarse alguna irregularidad o inconformidad es fundamental que quede plasmado con detalle en este documento. Adicionalmente, especificar qué solución le será dada y el plazo para ser subsanado.

Para optimizar la gestión, organización, digitalización y almacenamiento, las empresas inmobiliarias pueden apoyarse en software como el de Infotools. Así pueden evitar imprecisiones u omisiones que pueden ser perjudiciales para las partes.


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