¿Cómo Gestionar Eficientemente las Fases de la Administración de un Proyecto de Construcción?

Gestionar proyectos de construcción consiste en coordinar equipos multidisciplinarios que trabajan de manera conjunta para asegurar la ejecución de una obra. 

Esto incluye, desde que inicia, aspectos como recursos, costos y plazos, que requieren seguimiento, control detallado y una comunicación constante entre todas las partes involucradas. 

Ahí, destaca gestionar eficientemente las fases de la administración, porque hay millones en juego y, evitar errores costosos, se convierte en la prioridad número uno. Asimismo, sujetar la obra a estrictos parámetros de tiempo y limitaciones financieras, considerar cada detalle y contingencia, como factores clave de éxito.

Hablamos de una práctica holística con el objetivo de entregar proyectos de construcción a tiempo y, si es posible, por debajo del presupuesto. Esta disciplina compleja requiere abordar aspectos fundamentales como diseño, compras y contrataciones, preconstrucción, ejecución y control del proyecto. 

En ese contexto, los gerentes deben cuidar aspectos como ir al paso con el calendario de proyecto, mantener los gastos dentro del presupuesto, garantizar el control de calidad, la seguridad y presentar el resultado final de acuerdo al plan.

Y entonces, ¿qué puede ayudar a gestionar eficientemente las fases administrativas de un proyecto de construcción? La respuesta es simple, una administración adecuada y eficaz. 

Por eso, desde Infotools ERP® te explicaremos cómo se puede aplicar la gestión eficiente de proyectos de construcción en diferentes fases.

Diseño del proyecto

El ciclo de vida de todo proyecto de construcción comienza con la fase de diseño, en la cual el propietario elabora un argumento en favor del desarrollo de la obra. En ocasiones, posterior a una evaluación de todos los aspectos relacionados con el desarrollo, es posible descubrir que el mismo no es viable.

Ahora, explicaremos algunas de las etapas más importantes del diseño del proyecto:

Documento sobre la propuesta de negocio

En esta etapa de la fase de diseño del proyecto de construcción, el propietario prevé el uso de la propiedad y las bases financieras y cualitativas para medir el éxito del proyecto. Por ejemplo, un edificio de oficinas de gran altura o un proyecto de viviendas multifamiliares.

En cualquier caso, los propietarios siempre deben elaborar una propuesta de negocio para el proyecto. Este documento debe examinar los beneficios y riesgos involucrados en la toma de la acción. La conclusión debe originar un argumento convincente para ejecutar la obra.

Estudio de viabilidad

Busca convencer al propietario e interesados, en financiar el proyecto, de que el mismo es posible, de que necesita ajustes o de que no es viable. En esta etapa del diseño hay que desarrollar variables que van desde el uso del suelo, las finanzas y hasta los costos de construcción, a la vez que muestran los ajustes necesarios para un uso óptimo.

Una vez finiquitado el estudio, se considera si el proyecto es viable y pasa a la siguiente fase.

Definición del alcance

En esta etapa, trabajan estrechamente el propietario, arquitectos, ingenieros y, a veces, contratistas para decidir el tamaño y las características finales del proyecto. El objetivo es adaptar el proyecto terminado a su uso inmediato tras la construcción.

Adicionalmente, dar cabida a usos adicionales a medida que el proyecto madura. En esta fase, el equipo de diseño crea los planos y, en ellos, detalla las especificaciones necesarias para la construcción del proyecto.

Compras y contrataciones del proyecto

Foto de Unsplash. Licencia CCO.

Con los planos y las especificaciones de construcción terminados, se pasa a la siguiente fase del proyecto. En esta segunda fase del proyecto de construcción, el objetivo es reunir a todo el equipo que llevará a cabo la construcción de la obra.

Veamos algunas etapas de la fase de compras y contrataciones:

Selección del método de entrega

Actualmente, la mayoría de los proyectos de construcción están abiertos a la modalidad de Diseño-Construcción y a la entrega de proyectos integrada (IPD). Se trata de uno de los métodos de colaboración que permiten reducir los costos y mejorar los resultados del proyecto. 

En consideración, los responsables de ejecutar la obra eligen el método de entrega que mejor se adapte y permita cumplir los objetivos del proyecto, de acuerdo a la planificación.

Selección de los participantes

Se trata de seleccionar a quienes participan en el proyecto e invitar a contratistas y directores de obra a presentar ofertas para su ejecución. Muchas veces, el propietario invita directamente a determinados contratistas con los que ya tiene una relación de trabajo, para que también participen y presenten sus propuestas.

En ocasiones, los contratistas presentan ofertas a precio alzado para ganar el proyecto. 

Otras veces, contratistas y propietarios trabajan juntos para diseñar y fijar, de mutuo acuerdo, el precio del proyecto.

Sin embargo, en todos los casos, el propietario trata de conseguir la mejor relación calidad-precio. Así, puede hacer que el proyecto sea lo más fiel posible a su intención original.

Adjudicación de los contratos

Es la última parte de la fase de compras y contrataciones del proyecto de construcción. Aquí, el propietario debe sopesar varios factores que le permitan hacer la mejor selección de la constructora. 

En todo caso, el precio es una de las principales consideraciones, seguido de los antecedentes, su capacidad para asegurar y garantizar el proyecto, así como la experiencia en proyectos similares, como otro factor que influye en la decisión.

Preconstrucción del proyecto

Foto de Unsplash. Licencia CCO.

Posterior a la firma de los contratos, el contratista general o gerente de construcción debe trabajar en todos los detalles necesarios que le permitan iniciar la construcción del proyecto. 

Para comenzar, debe terminar de definir la ayuda necesaria. En este caso, la mayoría de los gerentes de construcción, acuden a la obra con un grupo de subcontratistas que ya conocen.

Sin embargo, para cualquier aspecto especial del proyecto, suele tener que encontrar especialistas y asociarse con ellos. 

En esta fase, se dedica mucho tiempo a reunir a las personas, los materiales y los equipos, y a planificar los detalles finales. Veamos otras fases de esta etapa:

Obtener los permisos

En todas las localidades del mundo es necesario tramitar permisos para comenzar cualquier proyecto de construcción. Entonces, los contratistas se ponen a trabajar sacando permisos para, por ejemplo, las obras de servicios públicos y los requisitos del código de construcción.

Levantamiento de la obra

Es la primera oportunidad que tienen los contratistas para registrar las inevitables sorpresas inherentes a cualquier proyecto de construcción. En consideración, deben empezar a gestionarlas.

Para hacerlo, consultan los levantamientos de la obra para confirmar su conocimiento de lo que ya existe en el lugar, especialmente, porque suelen encontrar condiciones que no estaban incluidas en los documentos del contrato.

Crear el plan de administración de riesgos

Se trata de evaluar todos los riesgos del proyecto y hacer planes para eliminarlos, controlarlos o asegurarse contra ellos. Además, de proteger a todos los involucrados en el proyecto de construcción, estos planes ayudan al contratista a prever y evitar gastos inesperados derivados de los riesgos.

Definir el plan de seguridad

Los contratistas suelen tratar la seguridad por separado, ya que los riesgos de seguridad son de gran alcance. Adicionalmente, a menudo, estos riesgos pueden marcar la diferencia entre la vida y la muerte, por lo que los contratistas deben establecerlos como máxima prioridad.

Crear estructuras de desglose del trabajo

En esta fase, los contratistas dividen los proyectos de construcción en actividades y tareas. Por una parte, las actividades son las unidades de construcción, como el vertido de los cimientos. Por otro lado, las tareas son los pasos necesarios para verter los cimientos.

Entonces, en la estructura de desglose del trabajo, se enumeran todas las tareas necesarias para cada actividad. En consideración, muchos proyectos de construcción con miles de actividades se apoyan en el software especializado como Infotools ERP® para crear una hoja de ruta clara desde el inicio hasta el final del proyecto.

Definir el programa del proyecto de diseño

Es responsabilidad de los gerentes y programadores de proyectos, convertir las estructuras de desglose del trabajo en un cronograma que los equipos de trabajo puedan seguir. 

En este contexto, Infotools ERP® planea y da seguimiento al programa maestro de tus proyectos, organiza el flujo de trabajo y los recursos de los mismos. También, incluye hitos para que los gerentes puedan evaluar el grado de cumplimiento del proyecto.

Definir el plan de comunicaciones

En esta etapa, el contratista especifica en el plan de comunicaciones, ajustado a las necesidades del proyecto, cómo deben tener lugar las interacciones necesarias, incluso aquellas que resulten urgentes.

El plan de comunicaciones debe incluir controles de rendición de cuentas, para que las partes del contrato conozcan sus responsabilidades, específicamente, en relación con la comunicación de la información del proyecto.

Ejecución del proyecto

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En esta cuarta fase de todo proyecto de construcción, es donde todo el trabajo anterior se valida, o no. Además, Está compuesta por las siguientes etapas:

Reuniones de preconstrucción

En esta etapa, todas las partes revisan los detalles del proyecto para entender sus funciones y cómo encajan en el panorama general de ejecución.

Adquisición de recursos

Aquí, los contratistas generales y los especializados compran y encargan todos los materiales, piezas y equipos necesarios para desarrollar la parte de la obra en que están involucrados. Al mismo tiempo, definen sus cuadrillas y sus planes para administrar la mano de obra.

Inicio de las actividades

Esta parte, la fase definitiva de ejecución del proyecto, es donde comienza el trabajo físico. Entonces, los contratistas generales y los especializados toman los planos virtuales o 2D y los materializan en 3D.

Control del proyecto

Sin controles, cualquier tipo de proyecto, incluso los de construcción, pueden desviarse gravemente de su curso. Principalmente, porque hay demasiadas piezas móviles y variables, como para operar sin controles. Entonces, hay que ejecutar una serie de tareas para optimizar una gestión eficiente del proceso de control del proyecto:

Seguimiento del trabajo

Esta es la más importante de las fases de la administración de proyectos de construcción, una vez que el mismo está en marcha. Hacer un seguimiento adecuado del trabajo, es lo que permite evitar perder el control de las actividades.

En esta etapa, es donde los gerentes de proyectos se apoyan en el software especializado en la administración de proyectos de construcción como Infotools ERP® que siempre está activo y tiene la información más reciente del proyecto.

Seguimiento de las actividades con respecto a los objetivos temporales

En todo proyecto de construcción se establecen límites de tiempo para cada actividad. En términos generales, terminar antes de tiempo es, a veces, tan perjudicial como terminar tarde. Por eso, los gerentes de proyecto deben controlar qué tanto se acercan los equipos de obra a los tiempos programados.

Seguimiento de la calidad de las actividades y tareas

Los controles sobre la calidad de las actividades y tareas evitan que el trabajo deba rehacerse y que las órdenes de cambio llenen el trabajo diario. Por eso, cada tarea y actividad debe cumplir con la calidad asignada. En su defecto, las tareas subsiguientes también podrían tener una calidad insuficiente.

Ajuste del programa

A medida que avanza la construcción del proyecto, los gerentes estudian los tiempos y los aspectos de calidad. El objetivo es poder ajustar el programa a tiempo y reflejar la trayectoria actual del proyecto.

Seguimiento del presupuesto

Cada una de las partes involucradas en los proyectos de construcción tienen un presupuesto asignado. En consideración, cada una de ellas debe hacer control presupuestal a su ejecución e impacto en el presupuesto global del proyecto.

El objetivo es detectar a tiempo la posibilidad de excederse y encontrar la razón para subsanar el problema lo antes posible.

Conclusión

Para poder conceptualizar la gestión eficiente de las fases de la administración de un proyecto de construcción, se deben identificar, en primer lugar, las diferentes etapas que puede tener un proyecto constructivo dentro de su ciclo de vida.

Este proceso incluye el diseño detallado, estudio de factibilidad, planificación y desarrollo, puesta en marcha y control. 

En todo caso, una gestión efectiva de la administración de proyectos de construcción trata de encontrar el equilibrio entre la cantidad de trabajo, los recursos (materiales, personas, dinero, energía y espacio, entre otros), el tiempo, la calidad y los riesgos.

Aparte, el proceso de construcción suele ser bastante largo, por lo que exige una correcta gestión de plazos y tiempo. Adicionalmente, los presupuestos también son bastante más elevados y difíciles de manejar, así como, la calidad y seguridad son literalmente vitales.

Es por eso, que la administración del proyecto es tan esencial para asegurar el resultado, en tiempo y recursos económicos. Se trata de una tarea que exige apoyarse en el software especializado en proyectos inmobiliarios y vivienda, modular y amigable como Infotools ERP®.

Somos una plataforma digital en la nube con la que podrás gestionar, en un solo lugar, las operaciones diarias de tus proyectos inmobiliarios y de vivienda. En ese contexto, brindamos herramientas informáticas que automatizan los procesos y agilizan la realización de tareas.

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